Frage Zeit für wichtige, aber nicht dringende Aufgaben finden [geschlossen]


OK, das ist eine nicht-technische Frage, aber ich denke, das betrifft eine Menge Systemadministratoren, besonders in kleinen Läden.

Es gibt viele Aufgaben, die sich nicht auf ein Projekt beziehen, oder alltägliche Vorgänge, die der Organisation keinen sichtbaren Wert hinzufügen, aber dennoch wichtig sind. Ich denke an Dinge wie Dokumentieren des Netzwerks oder Prozesse, Erforschung dieses neuen Werkzeugs / Technologie / Prozesses, Entwicklung von Untergebenen, Einreichung von Papierkram.

All diese Dinge sind wichtig, aber weil sie nicht in einem Gantt-Diagramm enden oder direkt dazu führen, dass Ihr Chef Sie anschreien lässt, wenn Sie ihn überspringen, können andere vernachlässigt werden.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie diese abdecken?

Ich habe versucht, sie meinem Task-Management-System hinzuzufügen, indem ich wiederkehrende Termine in meinem Kalender für Dinge wie "Forschung neuer Technologien" plane. Aber diese sind in der Regel sehr leicht zu ignorieren / durchkreuzen diese Woche usw.

PS, ich mag das Tag Kalender-Management, wie die Jungs an Manager-Werkzeuge sagen Sie, Sie können Ihren Kalender verwalten, aber Zeit ist eine Konstante, Sie können es nicht schaffen, mehr / weniger zu erstellen oder zu ändern, wie schnell / langsam es geht.


22
2018-06-13 15:30


Ursprung


+1 für die Manager-Tools-Referenz. Sie haben ein paar Kalender-Management-Podcasts, die aufschlussreich und umsetzbar sind. - tomjedrz
Manager-Tools ist ein Muss für neue Manager oder Manager, die effektiver sein wollen. Bearbeitete Frage, um einen Link zu Manager-Tools.com hinzuzufügen - BillN


Antworten:


Da dies subjektiv ist, dachte ich, ich würde nur diejenigen rausschmeißen, die mir am meisten helfen. Sie sind alle an anderer Stelle zu finden, geschrieben von "Wie man im Zeitmanagement besser wird!" Artikel usw. Sie sind nur was helfen mir. Sie können dir nicht unbedingt helfen.

Ihre Laufleistung kann abweichen.

Auch wenn sie nicht unbedingt eine direkte und prägnante Antwort auf die vorliegende Frage sind, so glaube ich doch, dass sie, wenn sie verwendet werden, insgesamt zur Verbesserung des Zeitmanagements beitragen, was den direkten Gesamteindruck hat, mir Zeit zu geben diese wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben.

1.) Trainiere jeden für deine Arbeit. Bedeutung; wenn du in einem Team von 5 bist, und   Da ist ein Typ, der MS Exchange kennt,   Ein Typ, der LAN, Routing usw. kennt.   Ein Mädchen, das AD und Kern MS kennt   Verwaltung und ein Typ, der es weiß   Linux / Unix, und du bist der LAN / Router   Alter .. Verbreiten Sie Ihr Wissen herum.   Vielleicht möchte das AD-Mädchen wissen, wie   Spanning-Tree-Protokoll funktioniert. Vielleicht   Der Exchange-Typ will wissen, wie er ist   Pakete erhalten von "a" nach "b" bis "c" und   zurück. Arbeite mit ihnen, um sie zu bekommen   trainiert auf ein gutes Grundwissen   Wissen. Dadurch wirst du es sein   eher geneigt, zu ihnen zu gehen, wenn sie Hilfe brauchen   Du bist überschwemmt und scheinst nicht zu sein   finde die Zeit, um das zu bekommen   kleine, aber wichtige Sachen wie   Dokumentation und diese Ausrüstung   Aktualisieren Sie die Projektionsliste für Ihren Chef   das hat er gebraucht, oh, sag .. Gestern.   Wenn du eine gute Ausbildung gemacht hast   Ihre Kollegen, dann können Sie fragen, und   erwarte große Hilfe bei der Umbenennung   diese Switchports oder die Überprüfung von SNMP an   Ihre Geräte und das sind sie alle   an Ihr Überwachungssystem angeschlossen.

Davon abgesehen, seien Sie gleichermaßen vorbereitet   um einige ihrer Jobs zu lernen,   und aus gutem Grund. Es wird dir helfen   Versteh, woher sie kommen   und gib ihnen den Spielraum, den du hast   genieße auch.

2.) Legen Sie einen E-Mail-Zeitplan fest und beschränken Sie Ihre E-Mail-Prüfung   zu bestimmten Tageszeiten. Sagen   vier oder so, wenn Sie in einem sehr arbeiten,   stark frequentierte, beschäftigte E-Mail-Umgebung.   Konzentriere dich darauf, was direkt auf dich zutrifft   und was erfordert sofortige Aufmerksamkeit.   STICK an die "E-Mail an dieser Stelle   Zeitplan.

3.) Zerlegen Sie die Aufgaben in Stücke von kurzfristiger Zeit, die für sie ausgegeben werden.   I.e. Multitasking, aber nicht funktionieren   hart auf eine einzelne Aufgabe und werde abgesaugt   hinein oder ausbrennen. Arbeite daran   20-30 Minuten oder so, dann auf bewegen   etwas anderes. Halten Sie Ihr Interesse   piqued ist entscheidend für den Erfolg   Multitasking. Es ist alles zu einfach   damit wir hineingesogen werden   Fehlerbehebung für WSUS und Ausgaben   Stunden, um einen schwer zu verfolgen   Hex-Fehler-Code nach dem anderen.

4.) Machen Sie ab und zu eine Pause. Eigentlich aufstehen und gehen   um. Lass das Blut fließen. Geh holen   etwas Wasser. Klar deinen Kopf, (was du   konzentrierten sich gerade auf) und   Denk an etwas anderes. Du wirst sein   überrascht, wie erfrischend das ist und   wie gut und schnell es dir hilft   Konzentrieren Sie sich auf die nächste Aufgabe.

5.) Schauen Sie sich die Ressourcen im Internet für das Projektmanagement an.   Es gibt normalerweise gute Tipps und Tricks   da drinnen, die sich direkt damit beschäftigen   Fragen wie deine, zusammen mit   allgemeine Zeitmanagementfähigkeiten. Du würdest   überrascht sein.

6.) Das wird komisch klingen, aber faul sein. Lernen wie man   automatisieren, automatisieren, automatisieren. Nicht   Verschwende deine Zeit damit, Aufgaben zu wiederholen   und über. Erfahren Sie, wie Sie es mit einem   Skript, wenn Sie können. Ich nehme an, dass das   richtige Art zu sagen, dies wäre "Arbeit   schlauer, nicht härter ".

7.) Verwenden Sie eine einfache Aufgabenliste, aufgeteilt in täglich, wöchentlich und monatlich.   Priorisieren Sie die Aufgaben auf ähnliche Weise   durch, "kritisch", "nicht kritisch" und   "langfristig". STICK zur Liste. Aktualisieren   Lass es nicht alt werden. Mach es   Das erste, was du jeden Morgen machst   und das Letzte, was du vorher aktualisiert hast   du verlässt. Das tut Wunder für   Kontinuität des Denkens usw.

8.) Wenn du in einer Meeting-schweren Organisation arbeitest und deine Zeit findest   von Tonnen auf Tonnen aufgenommen werden   sinnlose Treffen jede Woche, nutzen Sie dies   Philosophie; Wenn zu einem Meeting eingeladen,   Gilt es direkt für Sie?   Sie ein wichtiger Akteur? Wenn nicht,   Überlegen Sie, wie Ihre Zeit besser sein könnte   verbraucht. Vor allem, wenn Sie eine bekommen   E-Mail-Zusammenfassung des Meetings   Protokoll. Treffen lädt normalerweise (in   E-Mail) mit "Accept, Tentative,   Optionen ablehnen. Hab keine Angst, du   kann sie benutzen.

Wenn es ein Meeting gibt, wenn   keine klare Agenda oder eine angezeigt in   die ersten fünf Minuten verlassen die   Treffen sofort. Geh raus. 9 mal   von zehn, wird es für eine wandern   Stunde oder so, ohne Punkt. Es ist das   gleichbedeutend mit dem Senden eines Teams von Menschen   zum Lebensmittelladen ohne Liste.   Was sie herausbringen werden, wird ein   Mischmix Mischung aus Lebensmitteln. Viel   wie, was wirst du daraus machen   Treffen mit.

Wie auch immer, schauen Sie sich nochmal die PM-Referenzen auf dem Internet an. Sie sind es wert.

HTH ..


7
2018-06-13 21:06



"Das wird komisch klingen, aber arbeite faul zu sein" - Stimme voll und ganz zu. Es klingt kontraintuitiv, aber die meisten der "guten Admin" -Fähigkeiten, die ich kenne, gehen aus der zugrunde liegenden Faulheit hervor. Warum Dinge wiederholen, wenn wir es nicht müssen? Wir wollen das Nötigste der sich wiederholenden und langweiligen Dinge tun, damit wir uns auf die verschiedenen, interessanten Dinge konzentrieren können. "Arbeite klug und hart". - Chris Thorpe


Getting Things Done ist ein großartiges Buch, sehr hilfreich, auch wenn Sie kein vollständiges System implementieren. GTD ist eine sehr lange Verpflichtung, nicht überwältigt werden.

Hier ist eine kurze Einleitung zu GTD.

Aber kein System ist perfekt. Es ist sehr leicht, aus den Augen zu verlieren, warum Sie versuchen, sich zu organisieren, wenn Ihr Organisationssystem Ihre gesamte Freizeit übernimmt.

Die Karte ist nicht das Gebiet.

Für ein domainspezifisches Buch check out: Zeitmanagement für Systemadministratoren von Limoncelli. Das wird ein paar mehr aufschlussreiche Tipps geben.

Ich persönlich benutze auch todo.sh. Was ist eine großartige todo Bash-Skript. Es ist auch das einzige Bash-Skript, das ich kenne, das getestet und unter Versionskontrolle steht.


8
2018-06-13 20:12



+1 für die Erwähnung von GTD und ein neues O'Reilly-Buch, das ich jetzt bekommen werde, danke! :) - Greg Meehan
+1 für Mentoring todo.sh - adopilot


Ich fand, dass die beste Art, sich um diese Aufgaben zu kümmern, ein Planungssystem ist, so dass A) Sie nicht Ihre gesamte Zeit für die täglichen Probleme aufwenden und B) Sie Zeit reservieren für die Dokumentation und andere Back-Office-Probleme, die beachtet werden müssen.

In diesem Licht würde ich David Allen sehr empfehlen Dinge erledigen (GTD). Sein System der Verwaltung von sich ständig ändernden TODO-Listen fügt sich gut in die Arbeitsweise von Administratoren und Managern ein. Ich benutze es jetzt seit 3 ​​Jahren und meine Zeit ist viel produktiver, und ich habe nie das Gefühl, dass ich all diese kleinen Probleme, die behandelt werden sollten, nicht im Griff habe.

Es tut mir leid, wenn sich das wie ein Infomercial anfühlt, aber sein Buch ist wirklich hilfreich.


7
2018-06-13 15:40





Ich mag die "Handle es nur einmal" -Technik: Wann immer möglich, werden Dinge auf Ihrer To-Do-Liste so schnell wie möglich loszuwerden.

  • Wenn Sie ein Formular von HR in Ihrem Posteingang erstellen, tun Sie es sofort und senden Sie es zurück.
  • Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Arbeitszeittabellen ausfüllen, hören Sie erst auf, wenn Sie damit begonnen haben.
  • Zum Dokumentieren von Prozessen müssen Sie das nächste Mal, wenn es etwas langsamer ist und Sie den Vorgang ausführen, den Prozess so eingeben, wie Sie vorgehen (oder das Dokument aktualisieren, wenn dies erforderlich ist).

Bei anderen Dokumentationsaufgaben müssen Sie sich, obwohl sie dem Job etwas Zeit hinzufügen, daran gewöhnen. z.B. Wenn Sie eine Tabelle mit Switch- / Patch-Panel-Verbindungen haben, haben Nehmen Sie sich die Zeit, um sie zu aktualisieren, wenn Sie eine Änderung vornehmen, sonst verbringen Sie später mehr Zeit damit, die Dinge zu sortieren. Ebenso halten wir unsere Patch-Panels mit viel Klettband sauber und es dauert ein wenig länger, bis wir den Klettverschluss erneuert haben, wenn wir die Patch-Verbindung ändern, aber es lohnt sich, weil Sie sehen können, wo alles ist.


5
2018-06-13 15:53



Ich bin ein Fan davon, die Patchpanel-Charts monatlich neu zu schreiben, aber ich habe eine Tabelle "schnell notieren, was du die Minute änderst, wenn du sie geändert hast" direkt neben dem echten Chart aufgezeichnet. - phuzion


Wie wäre es, "Research New Technologies" durch spezifischere Elemente zu ersetzen, z.

Verbringen Sie 15 (oder 30) Minuten, in denen Sie SELinux recherchieren und darauf hinarbeiten, eines der folgenden Themen zu beantworten:

  • Wie installiere ich es?
  • Welche Betriebsart passt am besten zu meiner Umgebung und wie konfiguriere ich sie?
  • Wie interpretiere ich seine Protokolleinträge?
  • Wie erstelle ich Regeln?

Ähnlich für "Dokumentieren des Netzwerks" usw.


4
2018-06-13 16:23





Ich mag "persönliche Organisation" als den Spitznamen für diese Art von Sachen.

Es gibt zwei verschiedene Dinge hier. Die erste besteht darin, ein System einzurichten und diszipliniert genug zu sein, um diesem zu folgen. Es gibt eine Menge Systeme da draußen. GTD bekommt viel Presse. Persönlich verwende ich eine Mischung aus Franklin und GTD. Haben Sie einen Rahmen, um die Dinge zu erfassen, die Sie tun müssen und damit Sie sie leicht priorisieren und planen können. Ich vermute, dass dies ist, wo Sie zusammenbrechen. Wie Sie bemerkt haben, planen Sie dann kreuzend.

Die zweite besteht darin, einen Weg innerhalb dieses Rahmens zu haben Quadrant 2 Zeug {wichtig, aber nicht dringend} bekommt tatsächlich etwas Aufmerksamkeit. Quadrant 2 ist der Ort von echtem, bleibendem Wert für die Organisation (und für Sie persönlich) und bekommt normalerweise nicht genug Aufmerksamkeit.

Sie können damit beginnen, dass Sie sie nicht als "mich" -Aufgaben betrachten (oder sich darauf beziehen). Wenn sie für die Organisation nicht wichtig sind, sollten Sie sie nicht zur Arbeitszeit machen. Wenn sie es sind, müssen sie irgendwie in die Mischung gefaltet werden. Wenn sie wirklich über dich sind .. Wende die gleichen Prinzipien auf deine eigene Zeit an.

Der beste Weg, den ich gefunden habe, ist, diese Dinge als zu behandeln jedes andere Projekt. Jedes gute persönliche Organisationssystem hat einen Prozess, um die Aufgaben aus Projekten zu erfassen und einzubeziehen. Nehmen Sie das amorphe Ideal (z. B. Document Server-Konfiguration) und teilen Sie es in die kleinsten Tasks (Build leeres Dokument, doc Netzwerkkonfiguration, doc-Freigaben usw.) auf, zu denen Sie gelangen. Fügen Sie dann einige dieser Aufgaben in Ihren Tages- / Wochenplan ein und finden Sie einen Weg jede Woche, um diese kleinen Stücke zu machen. Beachten Sie, dass ich sagte jeder Woche, nicht jede Woche. Es ist wie Erholung ... heute ist alles was zählt, du arbeitest dein System heute und morgen machst du dir Sorgen um morgen.

Das wird dich nicht den ganzen Weg dorthin bringen, aber es ist ein Anfang. Am Ende ist das eine relativ kleine Erweiterung der Disziplin, um ein System zu behalten. Aber es ist der Teil, der Sie davon abbringt, "den Job zu erledigen", "Dinge besser zu machen".


BEARBEITEN - Reagieren Sie auf den Kommentar des ursprünglichen Autors.

Sei klar - diese Diskussion ist NICHT über jene Gegenstände, die "niedrigen organisatorischen Wert" sind. Sie sollten keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben verschwenden, es sei denn, Sie haben nichts anderes zu tun. In diesem Dilemma (und meiner Antwort) geht es um Aufgaben HOCH Organisationswert, aber nicht zeitabhängig.

Eine zusätzliche Strategie, an die ich mich erinnerte, als ich über den Kommentar nachdachte. Ich habe festgestellt, dass praktisch alle Quadrant 3-Aufgaben (hohe Dringlichkeit, geringe Wichtigkeit) einfach ignoriert oder zurückgestellt werden können, bis sie bequem sind. Der Trick ist zu wissen, welche dringenden Dinge wichtig sind und welche nicht.


4
2018-06-13 17:10



Ich habe den Begriff "Quadrant 2" bis jetzt noch nie gehört, aber ich habe das Konzept verwendet: Einige Dinge sind wichtig, aber nicht dringend. Ich versuche auch, so wenig Zeit wie möglich auf die andere Kombination zu verwenden: dringend, aber nicht wichtig. - Ward♦
Ich mochte den Titel "Ich-Aufgaben" nicht, den ich mit "geringem Organisationswert" begonnen habe, aber das war nicht richtig. Ich neige dazu, über diese als wichtig für mich zu denken, aber die Benutzer (die Organisation) könnten sich weniger darum kümmern. Wichtig aber nicht dringend ist die beste Beschreibung. - BillN


Ich denke, das ist eine sehr wichtige Sache, mit der wir kämpfen müssen. Machen Sie eine gute Aufgabensegmentierung,

Zeichnen Sie einen Kreis, der in vier Felder unterteilt ist. Geben Sie für jedes Feld im Kreis ein Attribut an

  1. VI-LU Sehr wichtig, weniger dringend
  2. VI - VU Sehr wichtig, sehr dringend
  3. LI - VU Weniger wichtig sehr dringend
  4. LI - LU Weniger wichtig, weniger dringend

Dann können Sie in schöner Weise Jobs segmentieren und arbeiten für besseres Bild, wo die Zeit vergangen ist. Irgendwann habe ich mir für zwei VI LU-Aufgaben gesagt: Du kannst eine LI-LU aufheben.

Im Allgemeinen sagten sie, dass Position eins auf meiner Liste an Investoren, Eigentümer und Leute gerichtet werden sollte, die große Entscheidungen treffen, aber nicht in Eile,

Der zweite Schritt ist für Top-Manager, deren Job Fireplug ist

3. und 4. sind für niedrigere Bewertungen von Arbeitgebern


3
2018-06-13 22:40





Ich finde, dass ich am Ende zu "meiner Zeit" neue Technologien lerne und ich sehe es als "Weiterbildung" und etwas Gutes für meine Karriere an.


2
2018-06-13 15:53



Einverstanden, ich denke, wir machen das alle. Ich erwarte aber, dass die meisten auch noch lange arbeiten und ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Familie finden müssen. - BillN


Machen Sie diese Dinge Teil der Aufgabe, die sie erzeugt hat.

Installierte neue Software? Schließen Sie das Dokument in einen Teil des Plans ein, um es zu installieren.

Personalentwicklung - das kann bei allen neuen Aufgaben neben den ein oder zwei spezifischen Trainingsdingen eine ständige Sache sein, und das sind wichtig und verdienen daher die Zeit, die sie brauchen.

Papierkram zu tun? Fügen Sie das Teil des Plans für die Aufgabe hinzu, die den Papierkram generiert hat.

Blockieren Sie jeden Tag eine gewisse Zeit für die Administration - wenn Sie sich keinen Rückstand aufbauen, dann ist es einfach, mit ihm Schritt zu halten.

Keine Zeit für die Forschung? Dies ist auch ein wichtiger Teil der Arbeit, keine triviale Ergänzung. Wenn Sie keine Zeit dafür haben, sind Sie entweder unterbesetzt oder haben ein anderes Problem, wenn Sie es sind ständig von Dingen wie diesem weggezogen werden, um Feuer zu bekämpfen.


2
2018-06-13 18:07



+1 gute Idee. Ein schöner Nebeneffekt ist, dass es dem Kunden / Chef / wer auch immer dir die Aufgabe gegeben hat wahr Zeitaufwand, etwas zu tun. - sleske


Wahrscheinlich nicht die Antwort, die du hören willst, aber ich habe herausgefunden, dass ich mehr Zeit für diese Art von Arbeit bekomme, je älter ich wurde - die Leute geben dir nur mehr Zeit und "klopfe" dir nicht so viel an.

Wenn Sie zeigen, dass Sie immer froh sind, Mist von Leuten zu nehmen, dann werden sie es weiter machen. Sobald Sie älter sind, bekommen Sie weniger Leute, die das versuchen, so dass Sie aussuchen können, wie sie am besten für Ihr Unternehmen sind.

Und ja, ich weiß, wir sind gleich alt :(


1
2018-06-13 18:15



Chopper3, ich weiß, ich finde, dass es einfacher ist, dies zu tun, wenn ich die Kette nach oben gehe. Die Frage war genauso für neuere Systemadministratoren wie für mich. - BillN